Sublima Project gestionale

Colori e Gruppi Colore: Il modulo Moda permette di creare un elenco di colori standard e personalizzati e di creare diversi gruppi colore come ad esempio per Brand o per Fornitore. I Gruppi colori contribuiscono a semplificare il processo di creazione delle varianti di taglie e colori dell’articolo.
Gruppi Colore per Padre: Questa nuova funzionalità permette di creare automaticamente i gruppi colore per ogni singolo articolo ed inserire manualmente di volta in volta il colore o la variante colore in base alla denominazione che viene fornita dal fornitore o produttore dell’articolo. I colori con denominazione personalizzata possono essere rimappati a dei colori standard al fine di ottenere delle statistiche più omogenee o per essere compatibili con l’esportazione degli articoli sui Market Place ad esempio Amazon.
Taglie e Gruppi Taglie: Come per i colori, Sublima permette di poter creare un elenco delle diverse taglie e definire dei gruppi da utilizzare come scale taglie. L’utente può scegliere di creare più scale taglie per ogni fornitore o produttore o semplicemente definire le scale taglie generali da utilizzare in fase di creazione varianti articoli, per visualizzare la diversa giacenza nella griglia taglie o nelle varie statistiche.
Campi Plus Moda: A differenza del modulo base, il taglie e colori inserisce molti più campi nella scena prodotto come ad esempio Il tessuto, il materiale interno, materiale esterno, composizione, motivo, anno, stagione e Genere (Uomo - Donna - Bambino - Bambina -Ragazze - Ragazzi - Unisex).
Inserimento Articolo da Documento: Al fine di velocizzare e semplificare il sistema di caricamento degli articoli, è possibile creare l’anagrafica dell’articolo e le sue varianti direttamente durante la fase di inserimento ordine, Ddt o Fattura di Acquisto. In questo modo l’utente evita di dover passare da una maschera all’altra durante la fase della registrazione del documento.
Prezzi differenziati per varianti Taglie e Colori: Anche se di norma gli articoli delle diverse varianti taglie e colori hanno lo stesso prezzo di acquisto e di vendita, può presentarsi l’esigenza di dovere assegnare ad una o più varianti un prezzo diverso, in Sublima questo è possibile sia durante la prima fase di caricamento degli articoli che successivamente modificandolo.
Interrogazioni Giacenze per Totali Articolo e per Singola Varianti: In ogni schermata, articoli, acquisto, vendita o statistica è possibile visualizzare la giacenza dell’articolo sia come totale per articolo ossia la somma di tutte le quantità presenti nel magazzino di tutte le varianti di taglie e colori e sia per la singola variante specifica.
Immagini su Articoli e Varianti: Come per le altre informazioni, la struttura del Taglie e Colori Sublima prevede di poter associare una o più immagini sull’articolo che saranno disponibili anche per le varianti ad esse appartenenti oppure possono essere inserite delle immagini relative alla singola variante di taglie e colori dell’articolo principale.
Statistiche Moda: Oltre alla statistiche generali il modulo moda mette a disposizione una serie di report specifici per il settore Moda con istruzioni dettagliate, diversi layout di stampa e diverse possibilità di valorizzazione. Come ad esempio per Taglie, per Colori, Anno, Stagione, Modello, etc...

Definizione Stato Articolo Noleggio: Utilizzando lo stato articoli si può definire quali articoli verranno utilizzati per il noleggio. Si ha lai possibilità di inserire un multi stato e di conseguenza un articolo può risultare sia disponibile per la vendita che per il noleggio indicando nei vari documenti i rispettivi codici seriali.
Documenti Noleggio Uscita e Noleggio Rientro: Oltre ai documenti standard, il modulo noleggio dispone di documenti di uscita e documenti di rientro, utilizzando il Noleggio Uscita l’articolo non viene scaricato nel magazzino ma risulta comunque non disponibile perchè noleggiato al cliente presso il luogo indicato e resterà non disponibile dalla data alla data. Quando si registrerà Noleggio Rientro, l’articolo tornerà disponibile per essere noleggiato nuovamente o venduto.
Disponibilità articolo a noleggio per matricola: In qualsiasi momento o durante l’emissione di un documento si può controllare la disponibilità dell’articolo che si intende noleggiare. La disponibilità considera i diversi stati: In Revisione, Uso Parziale, Disponibile, Noleggiato, Ordinato, Opzionato (compare in uno o più preventivi).
Emissione Fattura Noleggio: La fattura del noleggio si può emettere in qualsiasi momento del noleggio riprendendo uno dei documenti della catena e generare la fattura. Ad esempio si può emettere dal preventivo, dall’ordine, dal noleggio di uscita o dal noleggio di rientro. Qualsiasi documento della catena che viene consultato, restituisce se esiste già la fattura oppure no.
Articoli in Revisione e Uso Parziale: E’ possibile attribuire all’articolo uno stato di revisione e quindi non disponibile per il noleggio o uno stato uso parziale che non impedisce il noleggio ma evidenzia il tipo di limitazione che può avere quell’articolo in quel momento.
Gruppo articoli equivalenti: Più articoli possono appartenere ad un determinato gruppo articoli equivalenti, ciò consente di consigliare al cliente un articolo con le stesse caratteristiche qualora quello richiesto non dovesse essere disponibile.
Coefficiente di Noleggio: Il prezzo del noleggio può essere calcolato in base al prezzo di un listino per giorno moltiplicato per i giorni di noleggio o in base alla formula noleggio in base al coefficiente noleggio indicato nella scheda articolo. In entrambi i casi è possibile variare manualmente nel documento, se l’utente è autorizzato, l’importo del noleggio.

Carta Regalo (Gift Card): Una delle prime carte che si possono gestire in Sublima è la Gift Card o Buono Regalo. Questa tipologia di card permette di rilasciare al cliente una carta con un importo desiderato sia anonima che con il riferimento alla persona che andrà successivamente ad utilizzarla per acquistare il proprio regalo. Quando la card verrà letta nella vendita al banco di Sublima verrà mostrato l’importo a disposizione che potrà essere speso anche in più volte o nel caso di acquisto di un prodotto con un prezzo maggiore, verrà mostrata la differenza che il cliente dovrà dare.
Carta Sconti: La carta sconti verrà associata ad un cliente registrato in Sublima cosi potrà utilizzarla usufruendo dello sconto a lui riservato quando farà i suoi acquisti nel negozio o in uno dei negozi del gruppo. La card verrà letta con il lettore ottico o digitata manualmente nella schermata della vendita al banco o nei documenti di vendita, in questo modo il cliente verrà riconosciuto dal sistema e in automatico verrà attribuito lo sconto riservato per ogni singolo articolo acquistato.
Carta Raccolta Punti Con questa tipologia di promozione, l’utente ha la possibilità di impostare il valore del punto e la soglia di accumulo che è il valore da spendere per ottenere un punto. Ad esempio impostando un valore del punto pari a €. 1,00 e come soglia di accumulo €. 10,00, se il cliente acquista prodotti per un importo pari a €. 48,00 gli verranno assegnati 3 punti che hanno complessivamente un valore di €. 3,00. Raggiunta una determinata soglia stabilita dall’utente, i punti possono essere sia azzerati manualmente nel sistema nel caso la promozione preveda un regalo al di fuori dei prodotti venduti nel negozio o possono essere utilizzati come sconto su un prossimo acquisto da parte del cliente e quindi scalati automaticamente dal sistema.
Carta Borsellino (Cashback): Questa card ha una gestione della promozione più avanzata rispetto alla raccolta punti e i parametri di configurazione vanno impostati in base alle esigenze dell’utente. E’ una card che permette di poter scegliere fino a tre soglie di accumulo per ottenere uno sconto sull’acquistato che verrà memorizzato sulla carta e sarà spendibile quando il cliente lo desidera. Ad esempio se sulla prima soglia l’utente imposterà come percentuale di accumulo il 3% e come soglia di accumulo €. 20,00, il cliente maturerà un premio in valore sulla sua card pari a €. 0,60 ogni €. 20,00 di spesa. Quando il nostro cliente arriverà ad avere ad esempio un premio pari a €. 30,00 sulla sua card potrà decidere di utilizzare il suo credito come metodo di pagamento su un prossimo acquisto.
Riconversione Carta: Le carte possono essere riconvertite come tipologia direttamente da Sublima alla fine di una promozione in corso senza sostituirla al nostro cliente. La riconversione più ricorrente è quella della Carta Regalo una volta utilizzata in un’altra tipologia ad esempio Carta Cashback. In queso modo si cerca di fidelizzare il nuovo cliente visto che già possiede la card fisica e che forse già si è registrato sul sito web del negozio per verificare l’importo a disposizione sulla carta regalo ricevuta.
Controllo valore carta: Come anticipato nel paragrafo precedente, tutte le card possono essere controllate via web o diirettamente nel sito web del negozio se disponibile o attraverso un’ area messa a disposizione da Sublima. Il Cliente collegandosi al sito web con un pc o smartphone dopo aver inserito il suo indirizzo email e il numero di carta può accedere ad una sezione dove verificare lo stato della sua carta ed eventualmente lo storico dei suoi acquisti.
Carta Unica per Negozi e Web: Essendo Sublima una piattaforma nativamente integrata con il negozio elettronico, il cliente può utilizzare la sua carta in ogni negozio fisico appartenete al gruppo e sul E-Commerce, anche se attivato successivamente se non disponibile al momento della consegna della carta al cliente.

Creazione e Utilizzo dell’ Articolo Kit: Come descritto nella sezione Anagrafica Articoli, è possibile creare un articolo master, principale in sublima e collegare ad esso più articoli definiti come componenti del kit. Gli articoli componenti possono avere una data di inserimento nella distinta e una specifica quantità contenuta nel kit stesso. Sia gli articoli kit che gli articoli componenti possono essere utilizzati nei documenti, mentre per i primi la procedura si occuperà di scaricare la quantità presente nel documento, per i componenti verrà fatto uno scarico pari al valore presente nella distinta per ogni quantità presente nel documento dell’articolo kit. Ad esempio se creiamo un articolo Set di piatti e in distinta associo 5 piatti piani, 3 piatti fondi, se vendiamo due set di piatti in automatico verranno scaricati dal magazzino 10 piatti piani e 6 piatti fondi.
Carico e Scarico da composizione Kit: La stessa logica di movimentazione che viene utilizzata nei documenti, viene replicata nelle funzioni s pecifiche di gestione carico da composizione kit e scarico da composizione kit. Questo processo viene utilizzato maggiormente dalle aziende durante la fase di produzione dell’articolo per inventariare sia i prodotti assemblati che lo scarico dei componenti utilizzati
Giacenza kit e singoli componenti: Come spiegato in precedenza sia gli articoli composti (kit) che i relativi componenti possono essere utilizzati nei vari documenti, questo implica che ognuno di essi ha una propria giacenze di magazzino. In fase di controllo o stampa dell’inventario si ha la possibilità di verificare le singole disponibilità.

Scheda anagrafica Agenti: Ad ogni agente la sua scheda anagrafica dove poter inserire i propri dati come il nome e cognome, indirizzo, partita iva, note, etc.. Inoltre sempre sulla scheda dell’agente si può assegnare la percentuale sulla quale verranno calcolate le provvigioni sulle vendite effettuate ai clienti da lui gestiti.
Abbinamento Clienti ad Agente: Sia nella scheda agenti che in quella del cliente si può effettuare l’abbinamento tra loro. Questo abbinamento verrà richiamato e proposto durante l’emissione degli ordini da clienti e in tutti gli altri documenti, l’utente agente non può modificare questo dato mentre l’operatore con diritti di amministratore può decidere di richiamare il documento e attribuire quella vendita ad un diverso agente, o escluderlo dal calcolo delle provvigioni, o modificare la percentuale per quel documento specifico.
Percentuali provvigioni di ruolo, per agente, per singolo cliente e per articolo: Le percentuali delle provvigioni in Sublima possono essere assegnate in diversi punti della catena, ogni percentuale può assumere un ruolo di variazione o sostituzione. In ordine la prima provvigione si potrà assegnare al ruolo agenti e questa verrà utilizzata per tutti gli agenti presenti nella piattaforma. Assegnando una percentuale nella scheda anagrafica del singolo agente, questa può essere considerata come variazione in aumento o diminuzione per quell’agente specifico o può agire da solo nel calcolo senza considerare la percentuale di ruolo. Altre percentuali provvigionali possono essere inserite nelle scheda cliente o direttamente nell’articolo e possono assumere lo stesso comportamento della percentuale impostata sulla scheda dell’agente descritta in precedenza.
Report fatturato con provvigioni: Nelle statistiche e nei vari report di Sublima, possono essere impostati gli agenti come filtri in modo da ottenere le informazioni desiderate per ognuno di essi. Esistono inoltre dei report mensili o trimestrali oppure da data a data per il calcolo totale delle provvigioni per tutti gli agenti e per il singolo.

Piano dei Conti: In Sublima è presente un piano dei conti già precariato completo di tutte le voci che compongono il bilancio dell’azienda. L’utente ha la possibilità di poter modificare in base alle sue esigenze le voci già esistenti o inserirne altre, sempre mantenendo la struttura ad albero a tre livelli: Mastro, Conto e Sotto Conto.
Causali Contabili: Al fine di agevolare l’inserimento delle scritture in prima nota, si ha la possibilità di creare diverse causali contabili divise per tipologia, ad esempio causali di tipo Diversi A Diversi, Fatture di Acquisto, Fatture di Vendita, Pagamento Fatture, etc.. Sempre nella tabella delle causali contabili si possono definire i documenti che utilizzeranno la causale contabile al f ine di creare correttamente la scrittura in prima nota durante il processo di contabilizzazione automatica delle fatture di acquisto e di vendita.
Prima Nota: Per molte aziende la gestione della prima nota risulta sempre difficile da gestire, in Sublima sono state predisposte due modalità una semplice denominata Libera che non prevede l’utilizzo del piano dei conti e altri dati usati di solito dal commercialista e un’altra modalità chiamata Completa. Questa prevede l’utilizzo del piano dei conti e effettua maggiori controlli di coerenza sulla scrittura dei dati per permettere di avere delle registrazioni complete al fine di poter gestire tutti gli aspetti della contabilità, cosa che di solito non interessa all’utente dell’azienda in quanto la rimanda al suo commercialista, ma comunque vuole controllare i propri flussi e di conseguenza usa la modalità Libera presente in Sublima.
Contabilizzazione Documenti: Per rendere semplice e veloce l’utilizzo della piattaforma, oltre ad evitare errori di riscrittura, la funzionalità di contabilizzazione documenti permette all’utente di poter far effettuare in automatico la scrittura in prima nota delle fatture di vendita e di acquisto direttamente dal sistema. Questo processo può essere richiamato direttamente all’interno del documento di vendita o di acquisto o si può procedere utilizzando una funzione che permette di selezionare un intervallo di date, ottenere un elenco dei documenti ancora non contabilizzati e selezionarli tutti o alcuni per procedere alla contabilizzazione di massa.
Scadenziario Clienti e Fornitori: Due funzioni separate per consultare e aggiornare gli incassi dei documenti emessi ai propri clienti o dei pagamenti relativi agli acquisti fatti ai propri fornitori. La procedura permette di poter interrogare un singolo cliente o fornitore oppure tutti da una data a una data, il tipo o i tipi di documenti, e lo stato dei pagamenti: Aperti, Incassati, Tutti. L’aggiornamento delle scadenze si può effettuare o dall’interno del documento specifico, oppure manualmente inserendolo nella scrittura della prima nota selezionando tutte anche più scadenze relative a più documenti riferiti a quel determinato cliente o fornitore.
Consultazione Mastrini e Partitari: Da un’unica schermata puoi visualizzare e stampare i nastrini e partitari sia per i clienti, fornitori, ma anche per ogni singola voce del piano dei conti utilizzata. Ad esempio selezionando un cliente, impostando la consultazione partitari e un periodo tra due date o dall’inizio dell’anno, si ottiene una tabella di tutte le partite contabili riferite a quel cliente e non solo, cliccando su una partita specifica si ha ala possibilità di aprire il documento di vendita di origine.
Estratti Conti Clienti e Fornitori: Come per lo scadenzario si ha la possibilità di generare un estratto conto per i propri clienti o fornitori, questa funzione è accessibile direttamente dalla scheda anagrafica del cliente. Oltre a selezionare un periodo di d ate desiderato per generare l’estratto conto si può scegliere se estrarre tutte le scadenze, solo quelle pagate, scadute ed infine scadute + a scadere. La stampa a video ottenuta si può inviare direttamente a mezzo email al proprio cliente o fornitore in formato .pdf. Se oltre al modulo Sublima Gestionale, si ha anche il sito web collegato, i nostri clienti potranno visualizzare la propria scheda contabile accedendo in un’area a lui riservata.
Stampe dei costi e dei ricavi: Infine come in ogni modulo della piattaforma Sublima, anche quello relativo alla contabilità offre la possibilità di poter effettuare delle stampe di controllo oltre a quel specifiche riferite ai cosi e ai ricavi, Bilancio, Bilancio Clienti, Bilancio Fornitori,

Creazione Anagrafica Articoli Unica: Uno dei Plus dell’integrazione nativa del Gestionale al negozio di E-Commerce è la semplicità e velocità del caricamento dei dati relativi agli articoli. Creando una nuova anagrafica articolo dal gestionale Sublima, impostando lo stato web, al suo salvataggio sarà reso immediatamente visibile e disponibile per la vendita on-line. E’ possibile inserire più di una foto relativa all’articolo, e oltre alla descrizione standard si possono inserire due descrizioni aggiuntive, una sintetica e un’altra estesa. La descrizione sintetica e quella estesa dispongono di un editor avanzato che permette di inserire e formattare a proprio gusto il testo oltre a poter inserire delle immagini affiatate alla descrizione.
Listino Predefinito Unico o Separato: La piattaforma prevede la possibilità di impostare un listino unico sia per il negozio on-line che il negozio fisico o distinto. Oltre alle impostazioni del listino di base predefinito si ha la possibilità di abilitare le condizioni riservate ai clienti registrati che saranno le stesse utilizzate per il cliente sia se acquista on-line o in sede.
Magazzini Predefinito Unico o Separato: Come per i listini anche il magazzino può essere unico o diverso tra il negozio web e il negozio tradizionale, in base al magazzino impostato dall’utente nell’E-Commerce verrà visualizzata la relativa giacenza degli articoli presenti in quel magazzino specifico. Ad esempio nel caso in cui utilizzassimo un magazzino chiamato Sede per il negozio tradizionale e il magazzino Web per il negozio elettronico, quando si interroga la disponibilità dal web di un determinato articolo viene fornita la giacenza presente nel magazzino web, invece nel caso in cui venisse consultata la disponibilità dalla vendita al banco del gestionale, oltre a vedere la disponibilità dell’articolo nel magazzino sede si può verificare anche quella presente nel magazzino web.
Ordini dal Web Registrati Automaticamente nel Gestionale: Altra integrazione in tempo reale tra Sublima Gestionale e Sublima E-Commerce, è quella del caricamento dell’ordine del cliente direttamente nella piattaforma. Questo permette all’utente di visualizzare immediatamente l’ordine che ha effettuato il cliente attraverso la procedura di acquisto web mediante l’uso del carrello elettronico e l’inserimento dei propri dati anagrafici, se già non registrato, e la conferma dell’ordine. Avere una gestione cosi immediata e integrata permette di poter generare dall’ordine automaticamente la fattura o lo scontrino al nostro cliente per poter spedire i prodotti da lui acquistati.
Giacenza Articoli Aggiornata in Tempo Reale: Una delle complessità maggiori che si hanno nella gestione dell’E-Commerce è quella di avere la giacenza dei prodotti aggiornata sul nostro negozio elettronico al fine di poter fornire sempre dati esatti al nostro potenziale cliente senza correre il rischio di dovere annullare l’ordine perché l’articolo ordinato non è disponibile. Con Sublima si può evitare questo problema in quanto il processo di scarico è unico e in tempo reale. Esempio pratico, se nel nostro magazzino si hanno a disposizione tre sedie da giardino e in quel momento ne stiamo vendendo due dal nostro negozio fisico con la procedura della vendita la banco o fattura, al momento della conferma del documento in tempo reale sul negozio on line la disponibilità di quella sedia diventa di una e nel caso in cui un cliente ne volesse acquistare una quantità superiore all’esistente la procedura di acquisto viene bloccata dando la possibilità di chiedere informazioni aggiuntive tipo se sono previsti riassortimenti.
Ordina dal Web e Ritira in Sede: Altra funzionalità interessante presente in Sublima è la possibilità di poter permettere al nostro cliente di ordinare nel nostro negozio web e ritirare in sede. Questo è possibile sempre grazie alle performance che si ottengono dall’integrazione nativa tra gestionale e web-ecommerce che salta a pie pari tutti quei processi di sincronizzazione pesanti, complessi e spesso anche imprecisi tra sistemi informatici con base dati distinti e di diversa natura.

Allineamento Tabelle Il modulo Market Place di Sublima agevola l’utente durante le fasi di inserimento articoli e il successivo scambio di dati per eventuali modifiche, cancellazioni, per il recupero ordini o per l’allineamento delle giacenze articoli. Prima di procedere con all’interscambio dei dati è necessario un lavoro di mappatura delle tabelle, come ad esempio le famiglie, le categorie, nel settore moda anche le taglie, i colori, etc.. Per far questo Sublima mette a disposizione un’interfaccia semplice ed intuitiva per che permette di selezionare ad esempio una determinata famiglia caricata in sublima e associarla alla famiglia presente sul Market Place selezionandola da un elenco già precaricato.
Preparazione Articoli per Market Place Altra attività fondamentale è quella di preparare l’articolo presente in sublima, completandolo di alcune informazioni fondamentali per la pubblicazione sul market place, ad esempio Amazon, e assegnarli uno stato di pronto per la sincronizzazione.
Sincronizzazione Articoli Allineate le tabelle e preparati gli articoli che si intende pubblicare sul Market Place, esistono due modi per il trasferimento uno manuale generando un file e caricarlo attraverso la funzione di upload del market place, o mediante una sincronizzazioneautomatica con che avviene in modo trasparente e aggiorna lo stato di pubblicazione articoli sul market place automaticamente. La stessa funzione di sincronizzazione viene utilizzata per allineare successivamente gli articoli in caso di variazione, cancellazione, o semplicemente per procedere ad un allineamento generale di tutte le giacenze degli articoli
Recupero Ordini da Market Place Quando l’utente effettua l’acquisto di un nostro prodotto sul market place pubblicato con Sublima, la procedura di recupero ordini si occuperà di importare in sublima l’ordine impegnando la disponibilità degli articoli acquistati dal nostro cliente. Una volta che l’ordine sarà registrato automaticamente dalla procedura in sublima, per emettere lo scontrino o la fattura per la spedizione il processo sarà veloce in quanto si procederà con una evasione dell’ordine cliente come in un normale processo di utilizzo delle funzioni standard di evasione documento della piattaforma.
Allenamento Giacenze In Tempo Reale Per dare più efficienza alla sincronizzazione, in sublima è stato pensato e realizzato un sistema che permette di allineare le giacenze degli articoli sul market place in automatico al momento della vendita effettuata dal negozio fisico. Ad esempio se all’interno di una vendita che si sta effettuando dal negozio fisico compare uno o più articoli presenti anche in Amazon, alla conferma della vendita in sublima la quantità venduta verrà scalata dalla giacenza degli stessi articoli presenti sul market place.

La gestione delle catene negozi in tempo reale Le tecnologie usate per lo sviluppo della piattaforma Sublima permettono di gestire un’azienda che ha più punti vendita con maggiori vantaggi per i nostri clienti a costi di infrastrutture hardware molto più bassi rispetto a sistemi meno recenti e adattati con software di terze parti per raggiungere funzionalità per la condivisione dei dati. L’aggiornamento delle nuove anagrafiche prodotti, dei prezzi di vendita, dei clienti, dei fornitori sono accessibili immediatamente da tutti i punti vendita creati nel profilo e da qualsiasi pc, tablet, smartphone che disponga del codice del profilo e delle credenziali per l’accesso. Inoltre se necessità è possibile impostare per uno o più articoli un prezzo diverso per ogni punto vendita come ad esempio attivare una promozione specifica per l’apertura di un punto vendita. La gestione dei clienti, della Gift Card o delle tessere fidelity per la raccolta punti può essere unica per tutto il gruppo dando la possibilità al cliente di poter effettuare gli acquisti in qualsiasi negozio compreso l’E-Commerce e accumulare i suoi punti o maturare il suo credito di sconto da utilizzare peri i prossimi acquisti. Altra importante funzionalità a disposizione è la possibilità di creare un trasferimento interno immediato della merce da un magazzino all’altro semplificando e riducendo il carico di lavoro al personale presente nei vari punti vendita che si limiterà solo ad utilizzare il modulo della vendita al banco per mettere gli scontrini nel caso che il registratore di cassa o stampante fiscale sia collegato e comunque allo scarico del prodotto venduto che sarà aggiornato e consultabile in tempo reale dalla sede centrale e da tutti i punti vendita.
Il Profilo Master del Franchisor Con la stessa semplicità di come viene gestito un gruppo di negozi di un’azienda, è possibile operare con una struttura di franchising dove ogni affiliato ha una propria ragione sociale. Per questa tipologia di impianto la piattaforma Sublima prevede l’attivazione di più profili distinti mantenendo lue stesse logiche di condivisone dei dati in tempo reale senza dover sincronizzare manualmente le anagrafiche, le giacenze, etc. . Dal profilo dell’azienda franchisor è possibile creare le anagrafiche articoli, le tabelle come la categoria, il reparto, la famiglia, etc., e decidere se renderle subito disponibili per gli affiliati o farlo successivamente, inoltre è possibile consultare la disponibilità di uno o più articoli presenti in un determinato franchisee o in tutti i negozi affiliati. Altra funzionalità che risulta interessante a chi utilizza il modulo franchising della piattaforma sublima è il sistema di controllo automatico con algoritmo personalizzabile che valuta e propone quali e quanti articoli sarebbe preferibile trasferire da un negozio all’altro in base alla sua richiesta di disponibilità e di vendita. In questo modo si può cercare di prevedere e anticipare i trasferimenti di magazzino o il riassortimento dal magazzino centrale del franchisor
Ad ogni Franchisee il suo profilo personale Come anticipato in precedenza ogni affiliato ha un’indipendenza fiscale con il Franchisor quindi una sua ragione sociale propria. Il modulo franchising di Sublima prevede l’uso di profili con un codice è un database distinto per ogni negozio affiliato così oltre a rendere indipendente il suo utilizzo si ha una sicurezza maggiore in termini di controllo e di sicurezza dei dati da parte di entrambi gli attori (Franchisor e Franchisee). L’operatore del negozio troverà nel suo database le anagrafiche messe a disposizione dall’affiliante ottenendo così un notevole risparmio di tempo in termine di data entry. Il sistema della vendita al banco è predisposto per interrogare la disponibilità di un articolo quando il cliente ne faccia richiesta, se abilitato il modulo moda, si potrà chiedere anche la giacenza di una determinata taglia e colore e qualora l’articolo non sia presente nel negozio si può procedere istantaneamente con la verifica della giacenza dei negozi affiliati più vicini e la richiesta di approvvigionamento del prodotto indicando se il cliente lo passa a ritirare nello stesso negozio o direttamente nel punto vendita dove è presente in quel momento. Ad ogni vendita da parte del franchisee il profilo del Franchisor verrà aggiornato in tempo reale come se fosse un punto vendita interno al suo profilo.
Gestione degli ordini del punto vendita Per quanto riguarda gli ordini che il negozio fa al suo fornitore si può procedere in due modi, il primo quello più classico che l’affiliato inserisce sul suo profilo l’ordine a fornitore indicando gli articoli e la quantità da ordinare, alla conferma la procedura chiederà se inviare l’ordine al fornitore o se farlo successivamente nel caso dovesse ancora completarlo. Quando l’ordine verrà inviato al Franchisor, quest’ultimo nel suo profilo si troverà l’ordine del negoIo affilato e potrà consultarlo, inserire eventuali modifiche e inviare la conferma d’ordine al franchisee avvisandolo automaticamente tramite mail e inserendo in automatico la conferma ordine sulla piattaforma indicando la data di prevista consegna degli articoli. La seconda modalità salta il passaggio del caricamento ordine del’affiliato, per spiegare meglio questa possibilità riportiamo un esempio: Poniamo il caso che il responsabile acquisti del negozio affiliati si rechi nello show-room del Franchisor e sceglie i prodotti da ordinare per la prossima stagione, a questo punto il responsabile delle vendite, l’agente, o altra persona preposta inserisce l’ordine da cliente con tutti gli articoli ordinati e lo condivide istantaneamente nel profilo del franchisee che può consultarlo sin da subito con il suo tablet, dal pc portatile o quando rientra in sede dal suo pc dell’ufficio.
Trasferimento merce tra punti vendita I trasferimenti di magazzino gestiti sono sia di tipo interno, nel caso di spostamento di merce tra due punti aventi la stessa ragione sociale, o in conto visione, conto vendita se i prodotti vengono trasferiti tra due negozi o tra sede e negozio aventi partita iva differente. Il metodo di trasferimento a tre livelli di automatismo:
.: Immediato (al momento che si emette il documento di trasferimento la merce viene scalata dal magazzino uscente è caricata automaticamente sul magazzino ricevente)
.: Automatico dopo un tempo prestabilito (lo scarico dei prodotti dal magazzino uscente viene effettuato contestualmente al salvataggio del documento ma il carico nel magazzino del negozio ricevente verrà fatto dopo una tempistica prestabilita)
.: Manuale (Con questa modalità al salvataggio del documento la merce verrà scaricata dal magazzino che spedisce la merce ma il carico nel magazzino del negozio che riceve gli articoli trasferiti verrà fatto nel momento in cui l’operatore del negozio con l’ausilio di un terminale portatile o direttamente sulla piattaforma effettua un check degli articoli e delle quantità effettivamente ricevute.
Fatturazione differita o sul venduto al Franchisee La fatturazione degli articoli al franchisee potrà essere effettuata sia in base ai documenti di trasporto emessi e quindi differita o nel caso di documenti di conto visione potrà essere effettuata solo sui prodotti effettivamente venduti Quando il Franchisor provvederà ad effettuare la fattura in una delle due modalità, in automatico l’affiliato troverà un documento fattura di acquisto già registrata sul suo profilo personale.
Il Market Place del Franchising Innovativo e molto efficace è il sistema di E-Commerce integrato per il gruppo franchising. Il sistema viene sviluppato direttamente dalla Sublima e personalizzato per il cliente che ne faccia richiesta, dal sito web alle logiche di utilizzo da parte sia del Franchisor che dei franchisee. Questo modulo permetterà agli affiliati di poter inserire in vendita sul negozio elettronico del gruppo gli articoli presenti nel suo magazzino. Un cliente che acquista on Line potrà decidere se farsi spedire l’articolo o ritirarlo direttamente della sede dove è disponibile in base alla distanza in cui si trova il negozio. Come anticipato le logiche di rifatturazione interna o altro potranno essere definite in base alle esigenze del gruppo con il comparto analisi e sviluppo della Sublima.
Le Statistiche del singolo e quelle di gruppo Ogni negozio affiliato dal suo profilo potrà analizzare i suoi dati di vendita, acquisto etc, utilizzano le statistiche a disposizione mentre, dal profilo master del Franchisor si potranno fare delle analisi di tutto il gruppo per definire delle azioni di marketing, di produzione, etc. . Vista la complessità in materia di analisi e statistiche, oltre a quelle disponibili il comparto di sviluppo della sublima è a disposizione per disegnare e creare statistiche su misura per l’azienda.

Schema Magic Import L’importazione dati in Sublima è un’operazione veloce ed efficace soprattutto per la possibilità di personalizzazione dei diversi tracciati, schemi, che possono essere creati e definiti direttamente dall’utente in base alle esigenze. Per creare un nuovo formato di importazione basta entrare nella sezione Schema Magic Import e definire la corrispondenza del campo presente in Sublima con la posizione del valore presente nella colonna del file .csv o .xls. Si possono realizzare diversi formati associando ad ognuno di essi una denominazione per riconoscerli e utilizzabili al bisogno richiamandoli dalla funzione Magic import che provvederà ad effettuare l’importazione e il salvataggio dei dati.
Magic Import Articoli Con la funzione import articoli si potranno caricare in automatico tutti gli articoli presenti nel file a disposizione dei vari fornitori o ottenuto da esportazioni da altri software, completi di tutti i campi indispensabili per poterli utilizzare nella piattaforma Sublima. Ad esempio si potranno definire per l’importazione i campi relativi al codice alla descrizione, brand, aliquota iva, categoria, codice a barre, etc.. Inoltre si potrà definire se gli articoli importati devono comparire nella lista degli articoli già pronti per essere utilizzati dalla piattaforma o nel catalogo per essere successivamente manutenzionati e resi disponibili quando l’utente lo decida. Questo permette di fare importazioni di grandi quantità di articoli e rendere meno confusionaria la lista articoli che utilizzati quotidianamente.
Magic Import Listini Con lo stesso sistema di importazione delle anagrafiche articoli si può procedere con l’importazione o per l’aggiornamento dei prezzi degli articoli per i vari listini. La procedura consente di selezionare il listino da aggiornare e i campi relativi al prezzo di acquisto e di vendita o del ricarico da effettuare. Esiste anche la possibilità di poter effettuare un’importazione unica per l’aggiornamento o la creazione di più listini contemporaneamente indicando il nome del listino nella colonna del file dove sono presenti i prezzi degli articoli
Magic Import Giacenze Articoli Per importare la giacenza degli articoli basta avere un file di testo che riporti semplicemente due campi: codice articolo o codice a barre e quantità, file che di solito oltre a poterlo creare manualmente viene generato da un semplice lettore di codice a barre con memoria. La funzione di import giacenze crea un movimento di inventario riferito al magazzino impostato e aggiorna le quantità degli articoli che effettivamente presenti in negozio.
Import Documenti come DdT e Fatture Oltre a poter importare e aggiornare le anagrafiche articoli, le quantità e i prezzi dei vari listini, il magic import su Sublima può essere utilizzato anche per importare automaticamente le Fatture o i DdT dei fornitori. Il Metodo da utilizzare è sempre lo stesso si procede prima con la creazione personalizzata dello schema di importazione del file riferito ai documenti del fornitore specifico e successivamente si procede con l’importazione dei dati. A processo terminato in Sublima comparirà il documento importato con le quantità acquistate aggiornate nel magazzino e, sarà possibile aprirlo in modifica per apporre eventuali modifiche o aggiungere le informazioni che non sono presenti nel file e che l’utente desidera avere a disposizione ad esempio, le note, lo stato del documento, il referente del documento, le scadenze di pagamento, etc. .
Import Clienti e Fornitori Altra importazione automatica che non poteva mancare in Sublima è l’importazione delle anagrafiche dei clienti e dei fornitori. Questa tipologia di importazione è stata sviluppata per agevolare i nuovi clienti che inizieranno ad utilizzare la piattaforma gestionale Sublima permettendo di avere velocemente a disposizione sin da subito l’elenco dei propri clienti e dei fornitori presenti in un file o nel gestionale precedentemente utilizzato. Una volta importate le anagrafiche, sarà possibile ovviamente aprire in modifica il singolo cliente o fornitore e aggiungere ulteriori informazioni che non erano presenti come ad esempio un magazzino preferenziale, un nuovo listino creato nella piattaforma, etc..